Bimtek Administrasi PKK Kelurahan Teluk Purwokerto Selatan

Mencoba memenuhi undangan sebagai pengurus Tim Penggerak PKK Kelurahan bersama dengan ketua kelompok PKK RT dan ketua kelompok PKK RW  dengan nara sumber dari TP PKK  Kecamatan Pursel, (Bu Ulya Rahmawati) yang pada intinya memberikan pengarahan tentang pentingnya administrasi.

Yaitu  pengelolaan yang berhubungan dengan kelembagaan PKK beserta dokumentasi disetiap jenjang meliputi pencatatan, pendataan, pelaporan, pengarsipan yang dilakukan secara manual maupun menggunakan teknologi informasi. Tujuannya  tentu untuk mengetahui dan memahami penyelenggaraan administrasi dan secara khusus agar terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi dibidang administrasi PKK.

 PKK RW 08

Menurut Pak Lurah (Rianto, S.Sos), administrasi itu ibarat sampul jika covernya baik isinyapun akan menarik. Sedangkan menurut Bu Camat (Alex Teguh Wibawa) administrasi itu untuk mempermudah pelayanan agar lebih tertib dan terarah.

Surat Surat

adalah satu alat komunikasi atau alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain- lain dari si pengirim surat kepada pihak lain.

Macam-Macam Surat

 a). Keputusan b). Surat Kuasa c). Surat Keterangan d). Surat Biasa e). Surat Edaran f). Surat Pengumuman g). Surat Undangan h). Surat Pengantar i). Surat Tugas j). Piagam/Penghargaan k). Lembar Diposisi

Jenis-jenis Surat:

a. Keputusan: Berisi suatu keputusan tentang kebijaksanaan yang dipandang perlu untuk dikeluarkan, ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut: – Mempunyai dasar dan landasan hukum – Dicantumkan tempat, tanggal, bulan, dan tahun keputusan dikeluarkan

b. Surat Biasa: surat yang ditujukan kepada pihak lain, berisi pemberitahuan, permintaan, sanggahan, pertanyaan, pernyataan, undangan, keterangan tanggapan dan lain-lain

c. Surat Edaran: Surat yang ditujukan kepada lembaga, TP PKK/beberapa orang, merupakan petunjuk atau penjelasan dari suatu Keputusan/Kebijakan atau merupakan Pemberitahuan untuk diketahui bersama

d. Surat Kuasa:
1) surat yang berisi pemberian kuasa,
2)pemberian kuasa didasarkan pada landasan tertentu,
3)surat kuasa diberi batasan kewenangan kepada yang dilimpahkan,
4)surat kuasa diberikan dengan penentuan batas waktu berlaku

e. Surat Pengantar: Surat yang ditujukan kepada Tim Penggerak PKK/pihak lain yang dituju dipergunakan untuk pengiriman barang atau surat tertentu

f. Surat Tugas: Surat yang berisi suatu pemberian tugas kepada Tim Penggerak PKK, satu orang atau lebih, untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batasan jangka waktu yang disesuaikan dengan sifat tugas yang dipercayakan.

g. Piagam Penghargaan: Piagam yang diberikan kepada Anggota TP PKK, perorangan atau pihak lain sebagai penghargaan atas prestasi yang telah dicapai

h.Lembar Disposisi: Lembar yang ditempelkan pada surat/ dokumen yang diajukan kepada Pimpinan guna mendapatkan petunjuk/tanggapan Pimpinan untuk tindak lanjut sesuai dengan isi/maksud surat/dokumen

Nomor dan Kode Surat Kode surat

Meliputi: tanggal, nomor, lampiran, dan perihal surat. Penomoran surat dengan kode sesuai dengan isi surat yang dibuat.
a. No. Urut/Skr/PKK …….. (sesuai dengan jenjang TP PKK/ bulan /Tahun)
Contoh : 117/Skr/PKK.Prov/V/2015

b.No. Urut/Pokja ……. (I s.d IV)/PKK ……. (sesuai dengan jenjang TP PKK/Bulan /Tahun)
Contoh : 125/Pokja III/PKK.Kec/V/ 2

Tata Cara Pembuatan Surat

Konsep surat disiapkan oleh Sekum/Sekretaris di daerah, Pokja dan Ketua/Wakil Ketua di daerah. Setiap net konsep surat yang akan diajukan kepada Ketua Umum/Ketua, diparaf (di sebelah kanan nama penandatangan) oleh si pembuat konsep surat dan disampaikan melalui Sekretaris Umum/Sekretaris. Setelah surat ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua TP PKK, si pembuat konsep surat mendapatkan copy surat, bersamaan dengan pengiriman surat keluar.

Penanda Tanganan Surat:

Yang berwenang untuk menandatangani Keputusan TP PKK Pusat adalah Ketua Umum, sedangkan Keputusan TP PKK Prov s.d. TP PKK Desa/Kelurahan adalah Ketua TP PKK di masing-masing jenjang. Untuk surat-surat ke luar lainnya yang menandatangani adalah Ketua Umum/Ketua di daerah atau Ketua Bidang/Wakil Ketua yang ditunjuk dengan tanggung-jawab tetap pada Ketua Umum di Pusat/Ketua di Daerah. Surat Pengantar dan surat-surat yang sifatnya intern dapat ditandatangani oleh Sekretaris Umum/Sekretaris di pusat atau oleh Sekretaris/Wakil Sekretaris di provinsi sampai dengan Desa/Kelurahan, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua, sebagai laporan.

Alur Surat Keluar

Distribusi dan Penyimpanan Surat Tertib Administrasi :

1.Surat Keluar setelah diteliti dan tidak ada kesalahan, diserahkan kepada Ketua Umum/Ketua TP PKK untuk ditandatangani;
2. Surat Keluar tersebut diserahkan kembali ke Sekretariat untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar;
3. Surat Keluar juga dicatat dalam buku ekspedisi, serta dimasukkan amplop untuk didistribusikan sesuai tujuan;

4.Arsip Surat Keluar disimpan di masing-masing Unit Pengolah untuk disimpan di filling cabinet sesuai dengan pokok masalah.

Sekretaris

Tertib Administrasi ALUR SURAT MASUK UNTUK TP PKK

1.Surat masuk diterima oleh Sekretariat untuk dicatat dalam Buku Agenda, dan diberi Lembar Disposisi; 2.Surat masuk tersebut disampaikan kepada Sekretaris untuk ditelaah dan rekomendasi
3.Surat disampaikan Ketua TP PKK untuk diberi disposisi;
4.Surat masuk kembali diserahkan ke Sekretariat;
5.Sekretariat mencatat isi disposisi dalam buku agenda, kemudian mendistribusikannya sesuai dengan isi disposisi;
5. Setelah ditindaklanjuti, surat masuk dan surat tindak lanjut (surat keluar) dijadikan satu untuk disimpan di filling cabinet, sesuai dengan pokok masalah.

Buku Administrasi : Enam Buku Wajib PKK
1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK
2. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar, mencatat surat yang masuk dan keluar
3. Buku Keuangan, mencatat jumlah penerimaan dan  pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.
4. Buku Notulen, mencatat jalannya rapat serta hasil hasilnya
5. Buku Inventaris, mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang
6. Buku Kegiatan, mencatat setiap kegiatan yang diadakan/diikuti oleh TP PKK

**Setiap notulen harus ditandatangani oleh pembuat notulen dan disahkan dengan ditandatangani oleh pimpinan rapat meliputi : 1) Tanggal rapat/pertemuan. 2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan. 3) Tempat rapat/pertemuan. 4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat pleno. 5) Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup : – Pimpinan rapat – Jumlah yang diundang – Jumlah yang hadir – Jumlah yang tidak hadir – Susunan acara – Uraian jalannya rapat/pertemuan – Kesimpulan rapat – Penutup

** Buku Inventasi Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang. 6). Buku Kegiatan Untuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/diikuti oleh TP PKK. b. Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT dan Kelompok Dasawisma meliputi : 1) Buku/Catatan Kelompok PKK Dusun/Lingkungan : a) Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Warga ( RW ) b) Rekapitulasi data keluarga dari kelompok RW c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RW.

Bendahara

Peranan : Melaksanakan prosedur pengelolaan tertib administrasi keuangan sesuai dengan program serta kegiatan pembinaan dan pengembangan PKK Menerima, menyimpan, membukukan dan mengeluarkan keuangan sesuai dengan prosedur serta ketentuan perbendaharaan Melakukan kerjasama keuangan antar bendahara dengan membagi tugas pengeolaan keuangan, laporan keuangan setiap bulan dan dikoordinasikan oleh bendahara serta bertanggung jawab langsung pada Ketua. Menginformasikan secara reguler keadaan keuangan dalam rapat pleno KEUANGAN PKK

Tugas dan Fungsi :  Menyelenggarakan admistrasi keuangan TP PKK sesuai ketentuan yang ada dan admnistrasi keuangan yang berlaku Mengerjakan pembukuan dengan rapi dan benar sesuai ketentuan yang berlaku Menyimpan dan menyusun bukti pengeluran dn penerimaan keuangan serta surat berharga.

Penggunaan Dana  untuk : Kegiatan pelaksanaan 10 Program PKK Monitoring, supervisi, evaluasi dan pelaporan Pengembangan kegiatan-kegiatan TP PKK Rakerda, rapat dan pertemuan-pertemuan lainnya Pemberian penghargaan dan hadiah-hadiah lomba Keperluan rutin kantor Berasal dari swadaya masyarakat, bantuan pemerintah, dan bantuan yang lain yang sah dan tidak mengikat. SUMBER DANA

Penerimaan Uang : Yang berhak menerima uang untuk dan atas nama TP PKK adalah Ketua uang dieruskan kepada Bendahara disertai bukti penerimaan sesuai peraturan yang berlaku. Pengeluaran dilakukan oleh bendahara dan disetujui oleh Ketua Tanda bukti pengeluaran ditanda tangani oleh yang menerima dan bendahara yang mengeluarkan serta diketahui dan disetujui oleh ketua, dibuat rangkap 3 Tulisan kitansi harus jelas. Tulisan menerima agar disebut menerima dari : Ketua TP PKK Kab/Desa/Kelurahan

Pembukuan Keuangan : Setiap bendahara menyelenggarakan pembukuan yang dicatat dalam buku keuangan TP PKK. Buku yang digunakan oleh Bendahara berupa : a) Buku Kas Umum b) Buku Kas Harian, jika diperlukan c) Buku Bank, jika diperlukan d) Buku Bantu lainnya sesuai kebutuhan LARANGAN BAGI BENDAHARA: Mendepositokan uang anggaran Negara dan daerah pada suatu bank

Langkah menyampaikan pertanggung jawaban : Berdasarkan BKU dan buku pembantu lainnya, bendahara membuat SPJ atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya SPJ ditanda tangani oleh Bendahara dan diketahui Ketua atau yang ditunjuk. Ketentuan mengenai SPJ agar dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku antara lain : Setiap melaksanakan kegiatan agar dibuat SK kepanitiaan. Pembayaran honorarium/uang saku/uang sidang sesuai dengan aturan yang berlaku (misalnya non PNS dan PNS gol III =pajak 5%, PNS gol IV = 15%) Pembelian atk, photocopy,pengadaan barang/alat lebih dari Rp. 250.000 s/d 1 jt diberi materai Rp.3000 dan diatas 1 jt materai rp.6000 dan dipungut pajak sesuai dengan aturan yang berlaku

Pembelian snack /makanan utk rapat/kegiatan pengSPJan harus dilampiri notulen hasil rapat (pajak sesuai dengan aturan misalnya dari catering semua nilainya kena pajak 4%, bl warung makan dibawah 1 jt tdk kena pajak dan bl lebih 1 jt kena pajak 4%) Pengeluaran untuk perjalanan dinas luar kota/study banding/monitoring kelokasi pembinaan dilampiri hasil pelaksanaannya.(surat tugas, SPPD, kwitansi dan laporan) Pengadaan barang dan jasa lebih dari Rp. 10 jt melalui penunjukan langsung / panitia pengadaan barang dan jasa (antara 5 jt s/d 10 jt SPJ ;kwitansi, SPMK, BA Penerimaan barang) Pertanggung jawaban keuangan tahunan dan pada waktu serah terima ketua perlu didahului dengan verifikasi.

Dalam hal bendahara berhalangan maka :
1. Apabila bendahara berhalangan melebihi 3 hari s/d paling lama 1 bln, bendahara tersebut wajib memberikan Surat Kuasa kepada orang lain yang ditunjuk untuk melakukan penyetoran/pembayaran dan tugas-tugas bendahara dengan diketahui oleh Ketua TP PKK
2. Apabila melebihi 1 bulan sampai 3 bulan, harus ditunjuk bendahara baru dan diadakan berita acara serah terima.
3. Apabila bendahara sesudah 3 bulan belum juga dapat melaksanakan tugas maka yang bersangkutan dianggap mengunduran diri atau berhenti sebagai bendahara.

Selamat membaca ya buibu. silahkan diisi formnya yang sudah dibagikan  untuk dilaporkan 🙂

Sebelum acara berakhir, isi blanko bersama (langsung praktek) per group antara RT, RW dan Pengurus TPPKK Kelurahan tujuannya agar jika ada hal yang kurang jelas dapat ditanyakan. Di lanjut dengan selfi selfi 🙂


Komentar dan Tanggapan: